Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Offisly is een online platform voor zakelijke efficientie en is een dienst van Tri Summit. Tri Summit is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• Tri Summit, Bezuidenhoutseweg 65-65, 2594 AC Den Haag, Nederland
• KvK 91339723, btw-nummer NL865623132B01
• E-mail: [email protected]

2. Welke gegevens verwerken wij

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Contentgegevens: je visie, doelen, cycli, weekplannen, acties, notities en gelogde resultaten.
• Organisatiegegevens: organisatienaam, lidmaatschappen en teamindelingen.
• Gebruiksgegevens: interacties met de AI-agents, inlogtijden en basale gebruiksstatistieken.
• Betalingsgegevens: factuurinformatie en abonnementsstatus. Betaalgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverlener en niet door ons opgeslagen.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens

• Om je account en je werkomgeving te beheren.
• Om de diensten te leveren, waaronder planning, voortgang en de AI-agents.
• Om betalingen te verwerken en facturen te versturen.
• Om je een veilige omgeving te bieden (authenticatie en logging).

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken je gegevens op basis van: uitvoering van de overeenkomst (het leveren van onze diensten), jouw toestemming (bij het aanmaken van een account), ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en werkend platform, en wettelijke verplichtingen (waaronder de bewaarplicht van 7 jaar voor de financiele administratie).

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account actief is, plus maximaal 2 jaar na het verlopen van je toegang.
• Financiele gegevens: 7 jaar na het boekjaar (wettelijke verplichting).
• Bij accountverwijdering worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Financiele records blijven bewaard.

6. Delen met derden

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen gegevens alleen met:

• Onze hosting- en infrastructuurpartners, voor het draaien van het platform.
• Onze betaaldienstverlener, voor het verwerken van betalingen.
• Onze AI-leverancier, voor de functionaliteit van de AI-agents.
• Overheidsinstanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Je rechten (AVG en GDPR)

Je hebt het recht om inzage te vragen in je gegevens, een kopie op te vragen, onjuiste gegevens te laten corrigeren, je account en gegevens te laten verwijderen en bezwaar te maken tegen verwerking.

Je regelt dit zelf in de portal onder Privacy en gegevens:

• Mijn gegevens downloaden. Je krijgt in een klik een bestand met alles wat wij van je bewaren.
• Account laten verwijderen. Je vraagt de verwijdering aan, wij sturen je een bevestigingslink per e-mail en pas daarna verwijderen wij je gegevens.
• Cookievoorkeur wijzigen. Je keuze voor analytische cookies pas je op elk moment aan.

Liever per e-mail? Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk een maand.

8. Cookies

Wij gebruiken noodzakelijke cookies die nodig zijn om het platform te laten werken, zoals een sessiecookie voor het inloggen en een cookie die je taalkeuze en je cookievoorkeur onthoudt. Deze cookies mogen wij zonder toestemming plaatsen.

Analytische cookies plaatsen wij alleen als jij daar toestemming voor geeft. Bij je eerste bezoek vragen wij die toestemming in een melding onderaan het scherm. Je keuze bewaren wij een jaar en je past hem op elk moment aan onder Privacy en gegevens in de portal. Wij gebruiken geen advertentiecookies en verkopen je gegevens niet.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde wachtwoordopslag, beveiligde verbindingen via HTTPS, rolgebaseerde toegangscontrole en logging.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via het platform of via het contactformulier op onze website.